龙头房企的实干之行——碧桂园实践“电子会计档案系统”

来源：用友BIP
时间：2023-08-15 20:30:36

碧桂园控股有限公司是中国销售规模最大的城镇化住宅开发商之一。公司采用集中及标准化的运营模式，提供多元化的产品以契合不同市场需求。迄今，碧桂园已为超过1400个城镇带来现代化的城市面貌，累计有超 500 万户业主选择在碧桂园安居乐业，近三年平均年度纳税超 500 亿元人民币。2022年，碧桂园连续第六年入选《财富》世界500强榜单，位列第138位。

随着数智化的推进，企业内各个业务系统在产生大量数据的同时，也形成了不少重要的会计原始凭证。作为记录和反映业务发展的重要依据，它的数量随着业务类型的不断增加而陡增。

引入数字化档案管理系统、优化档案管理制度、实现档案信息共享和分析、加强档案工作人员培训等措施，可以帮助碧桂园集团解决在会计档案管理方面遇到的问题，提高档案管理的效率和准确性，降低成本和减少人力消耗，同时保障档案的安全性和保密性。

(相关资料图)

1. 引入数字化档案管理系统：通过引入先进的数字化档案管理系统，可以将大量的原始凭证转化为电子文件，并实现自动化归档和管理。这样不仅可以提高档案管理的效率和准确性，还可以降低成本和减少人力消耗。

2. 优化档案管理制度：制定规范的档案管理制度，明确档案的收集、整理、保管、借阅等流程，并设定相应的责任和权限，以确保档案的安全性和保密性。同时，建立电子档案的存储和备份机制，保障电子档案的长期保存和安全性。

3. 实现档案信息共享和分析：通过数字化档案管理系统，可以实现档案信息的共享和分析。企业可以根据业务需要，设置相应的权限，方便各部门和人员查阅和利用档案信息，提高业务效率和决策质量。

4. 加强档案工作人员培训：档案工作人员需要具备相关的技术和专业知识，能够熟练地操作数字化档案管理系统。通过培训，可以提高档案工作人员的业务水平和能力，更好地适应数字化时代的档案管理需求。

随着国家政策的大力引导以及行业趋势的引领，结合内外部因素影响，碧桂园当机立断，着手开始筹备电子会计档案项目。而用友作为此次项目的产品提供方和实施方，携碧桂园项目组一起，为系统的顺利上线保驾护航。

在项目前期规划中，碧桂园结合自身业务特点与用友产品的优势，计划通过两步走策略完成系统整体上线。第一步，在惠州大区做系统试点上线；第二步，将系统推广至全集团的地产业务单元。同时，他们提出了相应的业务目标，即通过电子会计档案管理系统的打造，实现与财务系统、影像系统的集成，在满足集团业务发展的前提下，打造电子会计资料从接收、传递、存储到利用的全流程无纸化管理。

提及项目的亮点，用友公司认为，碧桂园电子会计档案系统除了在高效率和低成本方面体现了绝对优势外，在会计档案原始性和完整性保障、存储和传输的安全性、防泄漏和防篡改，以及身份认证等环节都得到了彻底的提升。

关键词：

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